Was bedeutet revisionssicher?

Kurz gesagt bedeutet "revisionssicher", dass alle rechtlichen Anforderungen im Bezug auf die Archivierung von Geschäftsdokumenten ordnungsgemäß erfüllt sind. Diese wurden vom Gesetzgeber in der GoBD definiert.
 

Folgende Kriterien müssen erfüllt sein:
 

- Ordnungsmäßigkeit

- Vollständigkeit

- Sicherheit

- Verfügbarkeit

- Nachvollziehbarkeit

- Unveränderlichkeit

- Zugriffsschutz

- Sicherung vor Verlust

- Prüfbarkeit

- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

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Diese Anforderungen können mit einem revisionssicheren digitalen Archiv, wie der DocuWare Cloud, viel einfacher erfüllt werden, als mit einem typischen Papierarchiv. Ein digitales Archiv sorgt dafür, dass Dokumente nicht manipuliert werden können. Neben Zugriffsberechtigungen, die eingestellt werden können, protokolliert das System zudem jede einzelne Aktion zum Dokument mit. So kann nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Der ursprüngliche Zustand des Dokuments kann zu jeder Zeit wieder abgerufen werden.
 

Da alle Informationen und Daten an einem zentralen Ort - der DocuWare Cloud - abgelegt werden, sind die Dokumente jederzeit und überall verfügbar - sogar mobil auf dem Handy. Jedes Dokument kann durch individuelle Suchmasken in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Diese Funktionen sind auch im Falle einer Wirtschaftsprüfung hilfreich.
 

Außerdem speichert das System alle Dokumente für die vorgesehene Aufbewahrungsfrist - und darüber hinaus, wenn Sie das möchten. Die Sicherheit Ihrer Daten wird durch Hochsicherheitsrechenzentren und Verschlüsselung gewährleistet.

 

Fazit: Mit der DocuWare Cloud können Sie die in den GoBD beschriebenen Anforderungen erfüllen. Ihre Dokumente sind sicher, immer verfügbar und vor unerlaubten Zugriff geschützt. Darüber hinaus hilft Ihnen die DocuWare Cloud bei der Einhaltung der DSGVO.